»FÜR KASAIA-BESTANDSKUNDEN«

KI-Beschreibungsprofi
– das Pilotprogramm

Der KI-Beschreibungsprofi ist das KI-Modul für die Erstellung von Stellenbeschreibungen in Kasaia. Am 1. Oktober 2026 startet das Pilotprogramm: Bestandskunden setzen das Modul kostenfrei im Arbeitsalltag ein – anhand realer Stellen und Aufgaben.

Teilnehmen können ausschließlich Bestandskunden mit lizenziertem Teamflow-Modul. Die Plätze vergeben wir in der Reihenfolge der abgeschlossenen Registrierungen. Wie die Registrierung und Platzvergabe genau funktioniert, erklären wir hier transparent.

Der erste Entwurf kostet die meiste Zeit

Wer Stellen bewertet, kennt die Aufgabe vor der Aufgabe: das leere Dokument. Bevor überhaupt bewertet werden kann, muss beschrieben werden – und dafür braucht es Wissen, das über mehrere Schreibtische verteilt liegt. Bei der Führungskraft. Bei der Person auf der Stelle. In Unterlagen, die drei Umstrukturierungen alt sind.

Was folgt, ist selten die fachlich anspruchsvolle Arbeit. Es sind Terminfindungen, Rückfragen, Textversionen, Nachfassmails. Die eigentliche Aufgabe – die tarifliche und fachliche Einschätzung – beginnt erst, wenn all das erledigt ist.
Genau an dieser Stelle setzt der KI-Beschreibungsprofi an.

Zwei Funktionen, ein Ziel: schneller zu einem Entwurf, mit dem Sie arbeiten können

Der KI-Beschreibungsprofi arbeitet direkt in Kasaia. Er ersetzt keine Entscheidung und keine Bewertung – er übernimmt die Vorarbeit, die bisher Ihre Zeit gekostet hat.

Erstentwurf

Aus wenigen Angaben entsteht ein erster Entwurf einer Stellenbeschreibung – strukturiert, in einheitlicher Sprache, direkt in Kasaia weiter verarbeitbar. Sie starten nicht bei null, sondern bei einem Text, den Sie prüfen und schärfen.

Stelleninterview

Fehlende Informationen holt der Beschreibungsprofi dialogbasiert dort ab, wo sie liegen: bei Stelleninhabenden und Führungskräften. Die Beteiligten beantworten Fragen in ihrem eigenen Tempo, in ihrer eigenen Sprache. Die Antworten fließen strukturiert zurück in die Beschreibung.

Vom leeren Blatt zum prüfbaren Stellenbeschreibungsentwurf

Weniger Vorarbeit. Schneller fachlich einsteigen.

Eine neue oder grundlegend überarbeitete Stellenbeschreibung beginnt häufig mit viel Vorarbeit: Informationen zusammentragen, Tätigkeiten sortieren, Formulierungen abstimmen und aus Einzelangaben einen belastbaren ersten Aufbau entwickeln. Der Erstentwurf-Assistent unterstützt genau an dieser Stelle.

Aus wenigen Angaben zur Stelle entwickelt Kasaia schrittweise einen fachlich gehaltvollen ersten Entwurf. Hauptaufgaben und Tätigkeiten werden strukturiert, fachlich zusammengehörige Tätigkeiten zu möglichen Arbeitsergebnissen gebündelt und relevante Merkmale wie Fachkenntnisse, dienstliche Beziehungen, Handlungsspielraum und Verantwortung erschlossen. So entsteht direkt in Kasaia eine Arbeitsgrundlage, die Sie prüfen, ergänzen und weiterentwickeln können.

Ihr Nutzen: Sie verbringen weniger Zeit mit dem ersten Strukturieren und Formulieren und können früher dort einsteigen, wo Ihre Fachkompetenz entscheidend ist: bei der Prüfung des tatsächlichen Stelleninhalts und seiner späteren tariflichen Einordnung.

Nachvollziehbar statt Blackbox: Kasaia unterscheidet zwischen übernommenen Angaben, KI-Ableitungen, Annahmen und Ihren eigenen Eingaben. Damit bleibt sichtbar, woher ein Vorschlag stammt und was noch geprüft werden muss.

Das Wissen aus dem Fachbereich strukturiert einholen – ohne Interview-Marathon

Weniger Abstimmungsschleifen. Mehr verwertbares Stellenwissen.

Die Informationen für eine gute Stellenbeschreibung liegen häufig nicht an einem Ort.
Stelleninhabende kennen die tägliche Arbeit, Führungskräfte den organisatorischen Kontext und die Stellenbewertung benötigt daraus möglichst konkrete und prüfbare Angaben. Genau diese Abstimmung kostet im Alltag viel Zeit.

Das Stelleninterview führt Beteiligte dialogbasiert durch die relevanten Aufgabenbereiche. Die befragte Person muss weder das Stellenbeschreibungsformular noch die Fachsprache der Stellenbewertung kennen. Kasaia fragt Tätigkeiten, Fachkenntnisse, dienstliche Beziehungen, Handlungsspielräume, Verantwortung und Besonderheiten gezielt ab. Das Interview kann unterbrochen und später fortgesetzt werden – auch Mitwirkende ohne eigenes Kasaia-Konto können einbezogen werden.

Ihr Nutzen: Statt Informationen über Termine, E-Mails und mehrere Textstände einzusammeln, erhalten Sie eine strukturierte und einzeln prüfbare Grundlage. Sie entscheiden anschließend selbst, welche Interviewaussagen für die Stellenbeschreibung relevant sind und welche Änderungsvorschläge übernommen werden.

Die Kontrolle bleibt bei Ihnen: Interviewaussagen werden nicht automatisch Bestandteil der Stellenbeschreibung. Stellenbewerter/-innen und Stellenbewerter prüfen die Ergebnisse und entscheiden über jeden Änderungsvorschlag.

Der Effekt ist in beiden Fällen derselbe: weniger Abstimmungsschleifen, früher ein tragfähiger Textstand – und mehr Zeit für die Bewertung selbst.

Was „Pilotprogramm“ bedeutet

Ein Pilotprogramm ist kein Demo- oder Testsystem. Es ist der frühe, produktive Einsatz einer Funktion, die noch nicht fertig ist und noch angepasst werden wird – gemeinsam mit Organisationen, die diesen Entwicklungsprozess aktiv mitgestalten möchten.

Das erwartet Sie

  • Früher Zugang. Sie arbeiten mit dem Modul, bevor es allgemein verfügbar ist.
  • Echter Einsatz. Kein Demo- oder Testsystem: Sie nutzen den KI-Beschreibungsprofi für reale Stellenbeschreibungen direkt in Ihrem Kasaia-Mandanten.
  • Kostenfrei. Für die Teilnahme am Pilotprogramm entstehen keine zusätzlichen Kosten. Aus wenigen Angaben erstellt das Modul einen ersten strukturierten Entwurf Ihrer Stellenbeschreibung – in einheitlicher Sprache und direkt in Kasaia weiterverarbeitbar. Sie starten also nicht bei null, sondern mit einem Entwurf, den Sie prüfen, ergänzen und schärfen können.
  • Direkter Draht. Rückmeldungen geben Sie direkt in der Anwendung oder über unseren Support. Ihr Feedback erreicht unmittelbar das Team, das das Modul entwickelt. Wir werten die Rückmeldungen bereits während der Laufzeit des Pilotprogramms aus und nutzen sie für die Weiterentwicklung.
  • Ein Platz im Regelbetrieb. Wer am Pilotprogramm teilnimmt, kann das Modul auch nach Abschluss des Programms weiter nutzen – unabhängig davon, wie stark der Zugang zu Beginn des Regelbetriebs begrenzt sein wird. Für die Nutzung des Moduls selbst ist derzeit keine gesonderte Bepreisung vorgesehen. Für besonders umfangreiche Nutzung können künftig jedoch Fair-Use-Regelungen sowie nutzungsabhängige Kontingente, Budgets oder Kosten, etwa für verbrauchte KI-Tokens, gelten.

Das erwarten wir von Ihnen

  • Bestandskunde. Das Pilotprogramm richtet sich ausschließlich an Bestandskunden mit lizenziertem Teamflow-Modul.
  • Offenheit für Weiterentwicklung. Funktionen, Bedienung und Ergebnisqualität können sich während des Pilotprogramms verändern. Auch größere Anpassungen sind im Verlauf des Programms möglich.
  • Echte Nutzung. Die wichtigsten Erkenntnisse entstehen im Arbeitsalltag. Das Pilotprogramm lebt deshalb davon, dass Sie das Modul für reale Stellenbeschreibungen einsetzen und Ihre Erfahrungen mit uns teilen.
  • Verbindlicher Teilnahmeprozess. Der Zugang zum Pilotprogramm erfolgt ausschließlich über den unten beschriebenen Ablauf. Individuelle Sonderwege können wir nicht anbieten.

Das Pilotprogramm ist nicht das Richtige für Sie, wenn …

  • Sie bereits jetzt eine vollständig abgeschlossene Lösung mit feststehendem Funktionsumfang und unveränderter Bedienung benötigen.
  • Sie in Kasaia grundsätzlich oder aktuell keine KI-Funktionen einsetzen möchten.

In diesen Fällen können Sie zu einem späteren Zeitpunkt einsteigen.

KI-Funktionen sind in Kasaia ein optionales Zusatzangebot. Wenn Sie diese nicht nutzen möchten, müssen Sie nichts unternehmen. Ihnen entstehen daraus keine Nachteile.

So nehmen Sie am Pilotprogramm teil – in drei Schritten

Die Teilnahme am Pilotprogramm erfolgt in drei einfachen Schritten und ist für alle Organisationen gleich aufgebaut.

Schritt 1 — Voraussetzung prüfen

Wer: Sie

Was: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Organisation Kasaia produktiv einsetzt. Nur Bestandskunden mit lizenziertem Teamflow-Module können am Pilotprogramm teilnehmen. Fragen Sie intern bei den zuständigen Administratoren oder Anwendungsbetreuern von Kasaia nach.

Ergebnis: Klarheit, ob der Weg für Sie offensteht.

Schritt 2 — Die richtige Rolle einbinden

Wer: Fachliche Administration Ihres Kasaia-Mandanten oder die in Ihrem Vertrag benannte Beschaffungsstelle bzw. der Vertragskontakt.

Was: Nur diese Rollen können die Teilnahme am Pilotprogramm anstoßen. Wenn Sie das nicht selbst sind, klären Sie innerhalb Ihrer Organisation, wer diese Rolle innehat, und binden Sie die Kollegin oder den Kollegen ein.

Ergebnis: Die anmeldeberechtigte Rolle ist eingebunden.

Schritt 3 — Unterlagen aus dem Trust-Center holen, digital ausfüllen und zeichnen

Wer: Anmeldeberechtigte Rolle, ggf. in Zusammenarbeit mit internem Datenschutz und IT-Sicherheit.

Was: Herunterladen und Ausfüllen der notwendigen Dokumente aus unserem Trust-Center.

Rufen Sie am besten direkt die Trust-Center-Seite Teilnahme am Kasaia Pilotprogramm KI-Beschreibungsprofi auf.

Dort finden Sie alle Informationen, Formulare und Verfahrensschritte. Weiterhin finden Sie dort auch wertvolle Links für ihren Datenschutz und die IT-Sicherheit.

Ergebnis: Vollständig ausgefüllte digitale PDF-Formulare, intern abgestimmt und digital gezeichnet

Einheitlich, fair und nachvollziehbar.

Die Musterunterlagen sind nicht individuell verhandelbar, und das aus einem Grund, den Sie aus Ihrer eigenen Arbeit kennen: Kasaia ist ein Standardprodukt für  mehrere hundert Organisationen. Ein einheitlicher Vertrags- und Ablaufstandard ist das, was den Zugang schnell und die Lösung praktikabel hält. Unsere Bestandskundenbetreuung ist deshalb nicht befugt, vom beschriebenen Verfahren abzuweichen.

Dasselbe Prinzip gilt für Ihre Fragen: Wir beantworten sie nicht individuell, sondern für alle – indem wir Wegweiser und FAQ im Trust-Center ergänzen.

Sollten aus Ihrer Sicht zwingend erforderliche Informationen fehlen oder unklar sein, wenden Sie sich gerne an unser Kundenmanagement.

Wie die Plätze vergeben werden

Das Pilotprogramm ist zugangskontrolliert und in der Zahl der Teilnehmenden begrenzt. Das hat technische und organisatorische Gründe: KI-Funktionen brauchen erhebliche Rechenleistung, und Rückmeldungen sind nur dann etwas wert, wenn wir sie auch auswerten und umsetzen können.

Die Vergabe ist deshalb einfach und für alle gleich: Die Plätze werden in der Reihenfolge der vollständig abgeschlossenen Registrierungen vergeben. Maßgeblich ist allein der Zeitpunkt, zu dem die digitale Zeichnung aller notwendigen Dokumente vollständig abgeschlossen ist.

Bei sehr hoher Nachfrage schalten wir gestaffelt frei. Eine Nachricht von uns erhalten Sie in jedem Fall – auch wenn die Freischaltung etwas länger dauern sollte.

Was danach passiert

Ein Pilotprogramm ist auf ein Ende hin angelegt. Wann dieses Ende erreicht ist, hängt davon ab, was wir gemeinsam lernen – ein Datum können wir heute nicht seriös nennen. Nach jetzigem Planungsstand rechnen wir mit einer Programmphase von mehreren Monaten. Sobald wir den Übergang in den Regelbetrieb planen, informieren wir alle Bestandskunden aktiv und frühzeitig.

Drei Dinge können wir Ihnen heute schon zusagen:

Ihre Daten bleiben Ihre Daten

Aus wenigen Angaben entsteht ein erster Entwurf einer Stellenbeschreibung – strukturiert, in einheitlicher Sprache, direkt in Kasaia weiter verarbeitbar. Sie starten nicht bei null, sondern bei einem Text, den Sie prüfen und schärfen.

Sie binden sich nicht

Die Teilnahme am Pilotprogramm und die spätere Nutzung des Moduls sind zwei voneinander unabhängige Entscheidungen.

Ihr Platz ist sicher

Zum Start des Regelbetriebs wird der Zugang nach jetzigem Planungsstand zunächst begrenzt sein. Teilnehmende Organisationen aus dem Pilotprogramm werden auf Wunsch direkt übernommen und müssen sich nicht erneut anstellen.

Häufige Fragen

Wir aktualisieren diese Liste laufend. Alles zu Dokumenten, Ablauf und Datenschutz erklären die Wegweiser im Trust-Center – für den Fachbereich und für den Datenschutz jeweils getrennt.

Hier finden Sie alle Fragen und Antworten zum fachlichen Thema Pilotprogramm KI-Stellenbeschreibung.

Einen festen Termin sagen wir niemandem zu. Wir vergeben die Plätze in der Reihenfolge der abgeschlossenen Registrierungen – maßgeblich ist der Zeitpunkt der digitalen Zeichnung, nicht der einer Interessenbekundung. Wer den Weg zügig geht, ist entsprechend früh dabei. Eine Nachricht von uns erhalten Sie in jedem Fall.

Ausschließlich die fachliche Administration Ihres Kasaia-Mandanten oder die in Ihrem Vertrag benannte Beschaffungsstelle. Anmeldungen aus anderen Rollen können wir nicht bearbeiten, weil mit der Anmeldung ein Vertragsvorgang ausgelöst wird. Welche Person diese Rolle bei Ihnen ausfüllt, ist innerhalb Ihrer Organisation zu klären – Auskünfte zu Personen aus Ihrer Organisation geben wir aus gutem Grund nicht heraus.

Nein, und das ist eine bewusste Entscheidung. Kasaia ist ein Standardprodukt, das viele hundert Organisationen einsetzen. Genau diese Standardisierung macht die Lösung effizient und den Zugang für alle schnell – Einzelfassungen würden beides aufgeben. AVV und Nutzungsbedingungen sind deshalb für alle Teilnehmenden identisch, und unsere Bestandskundenbetreuung darf hier auch im Einzelfall nicht abweichen. Wenn Ihnen in den Dokumenten eine Antwort fehlt, sagen Sie es uns: Dann ergänzen wir Wegweiser und FAQ – für Sie und für alle anderen.

Zuerst an die Wegweiser im Trust-Center. Sie sind für genau diesen Zweck geschrieben, rollenweise getrennt, und beantworten erfahrungsgemäß fast alles – schneller, als eine Rückfrage bei uns dauern würde. Bleibt danach eine für Sie entscheidende Frage offen, melden Sie sich beim Kundenmanagement. Wir antworten dann nicht nur Ihnen: Was einer fragt, ergänzen wir für alle in Wegweiser und FAQ. Das ist der Grund, warum wir Sie bitten, den Weg in dieser Reihenfolge zu gehen – jede Sonderabstimmung verlängert Ihren eigenen Zugang und den aller anderen.

Die Antwort gehört in die Hände Ihres Datenschutzes, und genau dafür haben wir sie aufbereitet: Wie Ihre Daten verarbeitet werden, wo das geschieht und was ausdrücklich nicht damit passiert, steht vollständig und prüffähig im Wegweiser für Datenschutzbeauftragte. Diese Unterlagen sind der Grund, warum die Teilnahme einen Vertragsvorgang erfordert – und nicht bloß einen Klick.

Nichts. Es fallen weder einmalige noch laufende Kosten an, auch nicht für die anfallende KI-Rechenleistung während des Programms.

Ja – und wir wünschen es uns ausdrücklich. Nur so entstehen belastbare Erkenntnisse. AVV und Nutzungsbedingungen sind genau deshalb Voraussetzung.

Nein. Das Pilotprogramm ist Bestandskunden vorbehalten. Wir behalten diese Grenze bewusst bei: Das Modul setzt auf gewachsene Daten und eingespielte Abläufe in Ihrem Mandanten auf – ohne die wäre weder Ihr Nutzen noch unser Erkenntnisgewinn realistisch.

Mit einer formlosen Nachricht an unsere Bestandskundenbetreuung. Wir schalten das Modul dann ab. Ihre bis dahin erstellte Stellenbeschreibungen bleiben unverändert in Ihrem Mandanten. Eine Begründung erwarten wir nicht – aber wir freuen uns über eine, weil sie uns weiterhilft.

Verbindlich lässt sich das heute nicht sagen. Nach jetzigem Planungsstand ist keine zusätzliche Lizenzgebühr für den KI-Beschreibungsprofi vorgesehen – das Modul soll in Ihren bestehenden Lizenzgebühren enthalten sein. Ebenfalls vorgesehen ist, den Nutzungsumfang über faire Nutzungsgrenzen zu steuern und die tatsächlich anfallenden KI-Rechenkosten nach einem nachvollziehbaren Verfahren weiter zu berechnen. Beides ist Planung, keine Zusage. Sobald das Modell steht, erfahren Sie es von uns – vor jeder Entscheidung, die Sie treffen müssen.

Nein. Aus der Teilnahme am Pilotprogramm entsteht keine Verpflichtung, das Modul im Regelbetrieb einzusetzen. Das sind zwei getrennte Entscheidungen.

Im Moment nichts. Wie der Übergang in den Regelbetrieb konkret abläuft, legen wir erst am Ende der Programmphase fest. Wir kommen dann rechtzeitig und von uns aus auf Sie zu.

Ja, dauerhaft und ohne Zutun Ihrerseits. Die Beschreibungen liegen von Anfang an in Ihrem Kasaia-Mandanten, nicht in einer getrennten Programmumgebung – deshalb ändert sich für sie nichts, wenn das Programm endet oder Sie aussteigen.

Das können wir nicht zusagen. Der Zweck des Programms ist, Funktionen zu prüfen und zu verbessern. Dazu gehört, dass Details sich ändern, Funktionen neu gedacht oder auch wieder entfernt werden. Wenn das für Ihre Abläufe ein Risiko wäre, ist ein späterer Einstieg der bessere Weg für Sie.

Nein. Wir kennen die Bedingungen des Regelbetriebs selbst noch nicht – eine Vormerkung wäre ein Versprechen ohne Inhalt. Sobald die Bedingungen stehen, informieren wir alle Bestandskunden aktiv. Die einzige Ausnahme ist die Teilnahme am Pilotprogramm selbst: Wer dabei ist, wird in den Regelbetrieb übernommen.

Ein Datum können wir heute nicht nennen; nach jetzigem Planungsstand rechnen wir mit mehreren Monaten. Das Ende hängt davon ab, wie schnell wir die Rückmeldungen auswerten und umsetzen können. Den Übergang in den Regelbetrieb kündigen wir allen Bestandskunden frühzeitig an.

Nichts. KI-Funktionen in Kasaia sind und bleiben ein optionales Zusatzangebot. Weder die Teilnahme am Pilotprogramm noch der spätere Einsatz eines KI-Moduls ist Voraussetzung dafür, Kasaia vollumfänglich zu nutzen. Ihre Entscheidung dagegen ist für uns selbstverständlich und hat keine Folgen.

Bereit für den ersten Schritt?

Wenn Sie Bestandskunde sind, die Unterlagen aus dem Trust-Center ausgefüllt haben und in Ihrer Organisation zeichnungsbereit sind: Senden Sie uns Ihre Anmeldung. Nennen Sie darin Name und E-Mail-Adresse der Person, die bei Ihnen digital zeichnen darf – dann starten wir das Zeichnungsverfahren sofort. Und weil die Plätze in der Reihenfolge der abgeschlossenen Registrierungen vergeben werden, zählt jeder Tag, den Sie früher fertig sind.

Teamfoto Kundenmanagement